紫光数字档案与电子库房一体化系统

2022-01-11 11:00:14

来源:紫光软件

一、业务背景

档案是指过去和现在的机关、团体、企业事业单位和其他组织以及个人从事经济、政治、文化、社会、生态文明、军事、外事、科技等方面活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

档案管理是我国机关单位、军队、企事业单位、社会组织等的一项重要管理工作。从国家政策到军队条例均对档案管理工作提出了管理要求。体现了档案管理工作的重要性和体系化。

2019年12月5日发布的《军队档案条例》,自2020年1月1日起施行。这是一部重要的军事法规,是军队各级机关开展档案工作的基本依据。新《条例》的发布施行,是贯彻依法治军、从严治军方针,特别是加强新时代军队档案事业建设的重要举措。新《条例》更新了新体制下军队档案工作发展的需要,适应了军队档案工作信息化转型升级的需要,在档案工作职责使命、服务利用、责任机制等方面,呈现出不少具有军队特色的创新点。新《条例》将“为党管档、为军守史、为战服务”确定为军队档案工作的职责使命,既体现了档案自身的本质特征,又延承了地方档案工作的职能责任,明确了军队档案工作服务作战的职能定位,树立了军队档案工作向战聚焦、为战服务的鲜明导向。新《条例》规定档案工作的基本任务是“形成、收集和管理档案,维护档案的真实、完整与安全,开发和利用档案资源,为军队建设、改革和军事斗争准备提供服务保障”,通常可以概括为“记录历史、传承军魂、服务建设、保障打赢”。

 

二、紫光电子档案的优势

紫光档案平台坚持“的档案管理”、“高质量档案平台”和“支持国产软件”三个主要目标,即使用智能化的功能设计,减少用户学习成本,便捷高效的管理档案;帮助用户规范化的管理档案,提升用户档案的管理水平和利用范围,推进知识共享;优先使用国产软件,全面跟随“数字中国”建设战略。

 

(一)系统构成与体系构建相统一

体系建设、整体推进。参照国家档案法及军队档案条例,以保障业主管理需求为牵引,着眼档案信息管理系统建设,注重档案业务支撑服务顶层与框架设计,提高顶层设计能力与水平,为档案业务服务建设提供开放兼容的共性支撑体系、确保用户单位档案管理体系的完整性,提高档案管理与档案服务利用能力;从体系上保持与其他相关业务系统的数据拉通,保障系统间数据安全可交互。

 

(二)数字转型和智能转化相同步

统一体制、数智引领。充分明确档案发展趋势,提高档案管理数字化转型,考虑全军未来档案数据共享与服务利用的目标,通过满足未来数字化扩展的相关技术体制和相关重点工程建设成果和经验,按照新的使命任务要求实现档案数字化转型、数据融合应用的创新发展新格局,从全局出发、统一规划、集约建设,加强物联网、机器视觉、大数据、云计算等先进技术手段和电子档案库房管理的衔接,发挥其在档案管理信息化建设中的重要作用。

 

(三)管理联动与数据深化相促进

管理联动、数据深化。通过流程规范化、业务规则化、数据标准化的设计梳理,首先满足用户单位档案内部管理流程,其后协助业主单位在档案管理事业发展的规划提供能力支撑。通过数据融合治理、专题分析应用、场景可视交互、精准识别等数字手段的综合运用,以数据融合驱动管理联动为载体拉通档案信息综合管理系统与其他相关系统的数据交换通道;支持标准事件的自动化处置、有效告警的实时化响应,简化业务操作及人为干预过程,为用户业务提供可持续发展的技术辅助支撑。

 

(四)适用好用与安全可控相结合

适用好用、自主可控。坚持关键软硬件国产化的发展方向,贯彻落实全军国产关键软硬件应用与推进要求,以接地生根、实在管用原则组织开展系统工程建设,注重与全军安全保密体系的集成对接,为档案信息管理系统建设提供全维度安全保障。

 

三、应用功能架构

紫光档案系统在功能上分为接收中心、管理中心、长存中心、利用中心,接收中心负责采集档案,支持多种数据采集方式,对于OA、合同、文书等常见业务系统可以做到配置后无编程归档,管理中心严格遵守国家数字档案馆室的规范,支持灵活配置,使档案工作人员可以方便快捷的管理档案资产,利用中心提供互联网的查询界面,面向不关心档案知识只关心的利用的普通用户,这样实现了管理功能强大和利用简便直观的完美结合。应用功能架构图如下:

紫光数字档案与电子库房一体化系统

应用功能架构图

(一)接收中心

提供给合作者(包括业务系统),完成从接口归档到数据迁移到档案系统的采集服务,支持通过标准采集接口,和其他业务系统做无缝对接,数据进入中间库或直接进入整编库;也支持通过符合档案标准的SIP格式的数据导入,也支持数字化加工团队用文件格式的批量数据导入;也提供支持Excel和csv和txt的格式的条目迁移工具,提供离线客户端可以下发给不能使用系统的友商录入档案。

 

(二)管理中心

提供给档案管理员,档案采集员,安全审计员,系统管理员,完成对档案整理、配置和开展档案业务,并进行系统的安全和权限管理,档案管理上,涵盖了档案管理的生命周期,涉及到收集,整编,鉴定、销毁和导入导出的日常管理工作,配置上,针对不同行业的档案管理需求和规范,定制配置档案的业务规则,完成对整理规则、元数据,代码,门类和全宗定制,档案业务方面,提供对档案馆情况统计,年报生成和汇总,档案考评和档案编研工作,权限系统提供构建单位和组织,管理人员和角色的能力,为档案分配规则权限,并且记录登录、调整档案的日志进行审计。

 

(三)长存中心

提供给档案管理员,对电子档案实现长期保存,支持多种存储介质的平台,(蓝光光盘库、离线硬盘系统、NAS磁盘阵列、Ceph分布式文件系统等),可以将数据根据用户需求存储至不同介质设备中,获得最佳的数据访问速度。长存系统实现对电子档案全生命周期管理(入库、四性检测、长期保存、检索、出库),为保障数据安全性可与档案管理系统采用单向传输或物理隔离策略。

 

(四)利用中心

提供给普通用户和领导对档案进行电子利用或者在线利用,包括查阅档案、借阅原件,申请权限等,查看专题,公告,请求档案管理员协助查找档案,并申请制作复印件完成档案的外发,让档案变成单位共享的知识和财富,提升竞争力。

 

四、部署和运行环境

紫光电子档案产品采用前后端分离互联网结构,具有较好的伸缩性,支持单服务器的小规模应用,也支持集群方式的大规模应用,部署方式的逻辑图如下图所示。

紫光数字档案与电子库房一体化系统

 

浏览器在点击过程中会发起数据请求到后台服务器,这上面部署业务处理单元,和各种支撑软件。

全文检索服务器可集群化部署,可由2~3台服务器组成,存放有全文索引文件。

数据库服务器可集群化部署,可由2台服务器做成主从模式,配置为读写分离,如果有条件可以再配备一台文件服务器,对外提供FTP等大文件下载服务器,对内完成对上传文件的内容扫描和格式转换。

长期保存方案采用磁光电一体机,并外挂长期保存管理系统辅以支持档案生命周期管理、数据存储管理、质量检查、档案查询、服务配置等功能。

 

五、主要功能列表

紫光数字档案与电子库房一体化系统

 

六、软硬一体的长期保存策略

长期保存采用软硬一体实现方式,通过磁光电一体机或磁光电存储机实现硬件长期保存和数据备份,能够长期、有效、安全保存电子档案原文件。用户可根据需要选用。

(一)磁光电一体机设备和磁光电存储

紫光数字档案与电子库房一体化系统

图 磁光电一体机

磁光电一体机自主可控蓝光存储,实现SSD硬盘、HDD硬盘、蓝光光盘三种方式的存储。适用于大型数据(PB级)场景的档案长期保存和数据备份场景,即以建设电子档案库房为目标的建设规模,冷、热、温数据要求同时可在线,冷数据全部在线或可从睡眠中唤醒的场景。

紫光数字档案与电子库房一体化系统

图 磁光电存储

磁光电自主存可控桌面蓝光存储,实现SSD硬盘、HDD硬盘、蓝光光盘三种方式的存储。适用于小型数据(TB级)长期保存和数据备份场景,即非构建电子档案库房,数据存储仅需满足冷、热、温存储,冷数据离线或少部分在线的场景。

设备优势:

  • 全自动机械臂,配置了全自动抓盘机械臂,可以高效完成光盘抓取动作,全程无需人工干预,机械臂经过百万级抓盘测试,稳定可靠。
  • 海量蓝光光盘配置,最高可以装配6720张蓝光光盘。
  • 高度光驱读取阵列+冗余光驱设计,采用归档级蓝光光驱进行数据刻录和读取,12台工作光驱并发进行数据写入和读取,综合数据传输速度可以达到300+ MB/s,非常适合大量数据的归档和读取场景,设备可配置12(工作) + 1(热备) + 2(冷备)光驱阵列,实现光驱故障转移,自动实现故障光驱屏蔽, 保证数据服务不中断。
  • 标准机柜配置,采用标准机柜设计,便于直接整合进现有的数据中心架构中,上层空间可通过加配磁存储设备,实现多介质混合存储,管理数据的全生命周期。
  • 极低的能源消耗,据权威机构测试,市电情况下,工作功率为100w,待机功率低于58w。

(二)长期保存系统

磁光电一体机内置了电子档案长期保存管理系统。电子档案长期保存系统平台软件构建在“磁光电混合存储系统”之上,是一款用于完成电子档案长期保存的应用软件。长期保存系统也同时作为数字档案管理系统的外挂应用,提供电子档案长期保存能力。

紫光数字档案与电子库房一体化系统

 

长期保存系统部署与电子档案管理系统数据连通可采用单向网闸或物理隔离方式进行从档案管理数据到长期保存系统。长期保存的目的不是为了利用,而是为了提高数据的管理和维护能力,长期保存系统提供数据的检索及浏览功能。同时具备对数据的备份冗余设置,具备保存模式的配置功能。

(三)电子档案全生命周期管理系统

自动根据电子档案的数据生命周期进行数据迁移。

紫光数字档案与电子库房一体化系统

 

  • 定期的数据校验和介质校验,可定期针对长期保存库中的数据和存储设备的状况进行安全性检查,及时消除潜在的安全隐患。
  • 完善的档案数据统计,按照存储介质和不同类型档案的空间占用进行统计,按照档案数量(件)对不同档案类型进行统计。
  • 全量针对长期保存档案的四性检测,按照《文书类电子档案检测一般要求 DA/T 70-2018》标准,长期保存系统需要进行下面的32项检测项目,其中真实性12项,完整性8项,可用性6项,安全性6项。
  • 自定义多字段检索,高级搜索将可以使用多个关键字字段进行组合条件筛选,不同条件中是“且”的关系,可以添加多个支持的关键字字段。

 

七、档案管理配套外设一览

紫光数字档案与电子库房一体化系统

 

根据档案各环节业务场景,紫光可提供上图相关硬件设备,扩展档案管理相关能力。

 

八、档案管理智能化一体化方案

紫光档案室智能化建设综合方案见下图:

紫光数字档案与电子库房一体化系统

 

  • 提供数字化资源建设系统、数字档案室管理系统、数字档案长存系统、实体档案感知管控系统和档案库房动环安防监控系统。
  • 对于已建设档案室的单位提供改造升级方案。

 

九、智能档案室建设方案

紫光数字档案与电子库房一体化系统

 

  • 一体化集成“实体档案感知管控系统”,实现实体档案资产的货架式精细化动态联动管控,提供实体档案的智能化自动盘点、精细化高效统计汇总。
  • 档案室内实时监控,动环监控系统,与管理员操作端信息联动。
  • 实体档案添加RFID标签,智能化盘点,降低人员档案管理工作量。非法外带告警和非法操作记录,提高档案出入库安全。

 

十、集成工作服务

紫光档案能够实现各业务板块档案信息集成管理,达到档案资源数字化、信息采集标准化、信息存储安全化和信息服务网络化。支持的集成工作内容:

种类

集成方式

说明

SSO

标准AD域验证

需对方支持AD域验证,配置AD域地址

定制接口

定制开发

组织/用户同步

标准LDAP

档案定期从对方LDAP服务获取所需数据

webservice接口

档案提供接口,由对方在数据变更时调用

定制接口

根据需求进行定制开发

待办

webservice接口

档案提供接口,供对方获取待办数据,对方负责展示

待办展示集成界面

档案提供待办集成界面(iframe),风格调为要求的样式。

统一待办集成

根据需求进行定制开发

归档接口

标准归档接口

档案提供接口,可针对不同数据来源配置(对应档案库、整理模式、扩展字段等),有管理界面可查看中间表数据

中间表

直接开放中间表给对方系统写入,配置方式同上

其他定制接口

定制开发


十一、方案总结

紫光软件打造数字档案与电子库房一体化系统?案,软件体系架构满足军队国产自主可控的标准要求;软硬一体化基于档案管理业务场景,提供系统集成服务可扩展,全力打通档案馆(室)建设及更新升级目标;实体档案数字化,归档流程标准化,电子档案替代实体借阅,降低实体档案破损丢失概率;实体档案与电子档案双轨制实现,提高智能化管理与盘点,安全可靠利用;构建智能化电子档案库房,智能化动环监控,提升电子档案保管与维护能力;提升服务利用共享能力,提升档案使用价值。

  • 关键词:
  • 电子库房
  • 数字档案
  • 军队智能化档案管理
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